Важной частью рабочего процесса в любой компании является деловой этикет – набор обязательных норм и требований, принятых в бизнес-сообществе. Этикет позволяет грамотно выстроить корпоративную культуру, наладить коммуникацию в коллективе и повысить эффективность сотрудников. Как вести себя в офисе, на переговорах и деловых встречах правильно? Раскроем все тонкости этикета в бизнесе.
Почему важно соблюдать деловой этикет
Для успешной профессиональной деятельности важно следовать нормам делового этикета, которые помогают:
-
Наладить общение с коллегами, клиентами и партнерами.
-
Минимизировать споры и разногласия.
-
Повысить работоспособность команды за счет конструктивного диалога между ее участниками.
-
Вести переговоры и деловые встречи продуктивно.
-
Оптимизировать бизнес-процессы благодаря уважительному отношению к каждому собеседнику.
Соблюдение делового этикета формирует и профессиональный имидж отдельного сотрудника как грамотного специалиста, способного проявить тактичность в любой ситуации.
Также бизнес-этикет влияет и на репутацию компании в целом. Если ее сотрудники вежливы в общении и выглядят должным образом, к ней будут относиться как к серьезной организации, с которой можно сотрудничать.
Базовые правила делового этикета
Фундаментом эффективного общения в офисе и на переговорах являются несколько базовых правил:
-
Соблюдение субординации — следовать должностным инструкциям, выполнять поручения непосредственного руководителя и уважительно общаться с коллегами, клиентами и партнерами.
-
Пунктуальность — делать все вовремя, а в случае опозданий — предупреждать других.
-
Выполнение обязательств — соблюдать договоренности.
-
Сохранение в тайне конфиденциальной информации — не разглашать персональные данные и иные важные для компании сведения.
-
Ведение разговора в уважительном тоне — быть вежливым и доброжелательным, избегать нецензурной лексики, сплетен, фамильярности и бестактности.
Также имеет значение и обращение. Предпочтительно на «вы», если иное не предусмотрено корпоративной культурой.
Этикет в офисе, на переговорах и деловых встречах
Правила этикета в офисной среде делятся на 4 направления:
-
дресс-код и рабочее место;
-
манера поведения;
-
деловая переписка в интернете;
-
общение по телефону.
Разберем каждый пункт отдельно.
Дресс-код
Компании часто прописывают требования к стилю одежды в трудовом договоре.
Однако даже если четких ограничений по внешнему виду нет, стоит придерживаться делового стиля. Работа есть работа, и не нужно приходить в офис или на переговоры в вызывающих нарядах, грязной и неопрятной одежде. Лучше отдавать предпочтение аккуратным и сдержанным костюмам.
То же самое касается и обуви, которая должна быть чистой и уместной для офисной обстановки. И помните про сдержанность в прическе и макияже.
Манера поведения
Чтобы общение в офисе проходило продуктивно, и ваше поведение не вызывало недоумения у руководства, коллег или партнеров, важно соблюдать несколько правил:
-
держите дистанцию с собеседником — оптимальным считается расстояние 1—1,2 метра; подойти ближе к человеку, с которым у вас сугубо деловые отношения, уже неуважительно;
-
избегайте лишних прикосновений — простое рукопожатие является достаточным проявлением вежливости; объятия и резкие жесты без разрешения (например, похлопывание по спине) под запретом;
-
используйте рабочее время только для профессиональных обсуждений — личные беседы оставьте для обеда или вечерней прогулки;
-
будьте аккуратны при выборе темы для разговора — воздержитесь от обсуждения вопросов, способных вызвать споры и разногласия;
-
уважайте других — не распространяйте сплетни и слухи, не оскорбляйте и не высмеивайте ошибки, выражайте собственное мнение, используя конкретные аргументы;
-
помните о личном времени — не беспокойте без острой необходимости по рабочим вопросам в выходные дни.
Все представленные пункты можно объединить одной фразой — соблюдайте личные границы других людей.
Ведение деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, необходимо:
-
указать тему письма — так вы защитите его от попадания в спам;
-
поприветствовать адресата — напишите «здравствуйте» или «добрый день» и имя получателя;
-
главную мысль изложить в первой части письма — не заставляйте человека тратить лишнее время на понимание сути вашего вопроса;
-
структурировать текст — если сообщение большое, используйте абзацы и списки, чтобы было легко его воспринимать;
-
разместить призыв к действию в конце — поблагодарите за прочтение, оставьте свой вопрос/предложение и контакты для связи.
В рабочих чатах общайтесь вежливо, уважая личные границы коллег и партнеров. Помните: в интернете сохраняется все, поэтому старайтесь высказываться тактично.
Общение по телефону
Несмотря на популярность мессенджеров, деловой разговор по телефону остается важным бизнес-инструментом. Чтобы беседа прошла продуктивно, проводить ее следует по следующей схеме:
-
Поздоровайтесь, представьтесь и сообщите о вашей компании.
-
Обращайтесь к человеку по имени.
-
Уточните, есть ли у собеседника возможность говорить сейчас. В случае положительного ответа кратко расскажите о том, с какой целью звоните. Если же времени у человека на разговор сейчас нет, уточните, когда ему будет удобно созвониться вновь.
-
Завершите беседу и попрощайтесь.
Важно: говорите четко и лаконично. Телефонный звонок занимает время, тем более тот, который не был согласован заранее. И если вы хотите действительно быть услышанным, выражайте мысли ясно и конкретно.
Чтобы ваш звонок не стал неожиданностью, спросите у человека в мессенджере, сможет ли он говорить. В сообщении вам нужно представиться, кратко описать, что бы хотели обсудить, и уточнить, состоится ли разговор. Этот пункт обязателен, если вы еще незнакомы с собеседником и будете общаться по телефону впервые.
Деловой этикет — важное условие успеха в работе. Следуя его правилам, специалист не только сможет эффективно вести переговоры и решать служебные задачи, но и зарекомендовать себя как профессионала, который заслуживает доверия.
